Algemene informatie over de AVG
Sinds 25 mei 2018 geldt in heel Europa dezelfde privacywetgeving: de Algemene verordening gegevensbescherming, ook wel de ‘AVG’ genoemd. De AVG is voor verenigingen van belang omdat verenigingen vaak persoonsgegevens verwerken. Van ‘verwerken’ is al heel snel sprake: Het begrip ‘verwerken’ is heel erg ruim en betekent eigenlijk alles wat met persoonsgegevens gedaan wordt. Verzamelen, vernietigen en zelfs alleen het raadplegen van persoonsgegevens is allemaal verwerking en daarbij moet dus worden voldaan aan de AVG.
Soorten persoonsgegevens en grondslagen
Er zijn twee soorten persoonsgegevens: algemene persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Algemene persoonsgegevens zijn bijvoorbeeld naam, telefoonnummer, en adres. Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoeliger: bijvoorbeeld ras, religieuze overtuiging, seksuele geaardheid, of gezondheidsgegevens. Deze tweede categorie persoonsgegevens zijn dan ook in beginsel verboden om te verwerken, tenzij er sprake is van een uitzondering.
Verenigingen zullen waarschijnlijk enkel te maken hebben met de eerste categorie: de algemene persoonsgegevens. Voor het verzamelen of verwerken van persoonsgegevens moet altijd een grondslag aanwezig zijn: een reden dat het opslaan/verwerken van de gegevens rechtvaardigt.
Toestemming
Waarschijnlijk is de meest praktische grondslag voor verenigingen om toestemming te vragen aan de leden. Belangrijk is dat hiervoor een aantal specifieke eisen gelden waaraan moet worden voldaan. Belangrijk is dat:
a) Deze toestemming aantoonbaar moet zijn. Ons advies is dan ook om alle leden een duidelijke verklaring te laten ondertekenen waaruit blijkt dat zij instemmen met het verwerken van de betreffende persoonsgegevens. Bij digitale registratie kan de toestemming ook verkregen worden als het lid ergens expliciet de privacy voorwaarden accepteert door bijvoorbeeld ‘ja’ te klikken.;
b) Het verzoek om toestemming moet in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal gerepresenteerd;
c) Leden hebben elk gewenst moment het recht om de toestemming in te trekken.
Privacyverklaring
Om leden goed te informeren over het gebruik van hun persoonsgegevens is het verplicht een privacyverklaring op te stellen. Deze moet dan worden getekend door de leden (of online geaccepteerd); zo stemmen zij in met het verwerken van de persoonsgegevens. In deze privacyverklaring moet duidelijk staan wat de vereniging met de persoonsgegevens gaat doen en waarom.
De vereniging moet aan de leden onder andere volgende informatie geven:
a) Welke persoonsgegevens worden verwerkt;
b) Waarom dat gebeurt (voor welk specifiek doel);
c) Of de organisatie de betreffende gegevens deelt met of doorverkoopt aan andere organisaties en zo ja, aan welke. Met deze derde partijen moet dan ook een verwerkersovereenkomst worden getekend;
Geef in de privacyverklaring ook aan bij wie mensen terecht kunnen als ze vragen hebben of als ze hun gegevens willen laten verwijderen.
Verwerkerovereenkomst
Tot slot is voor verenigingen de ‘verwerkersovereenkomst’ belangrijk. Een verwerkersovereenkomst regelt de verantwoordelijkheden wanneer een andere partij de persoonsgegevens opslaat of gebruikt. Deze moet het bestuur van de vereniging aangaan met de derde partij. Bij het gebruik van clouddiensten (zoals Google Drive) of kleinere bedrijven die de betreffende persoonsgegevens verwerken, is een verwerkersovereenkomst dus verplicht. Vaak hebben grote bedrijven als Google een standaard verwerkingsovereenkomst, die online kan worden ondertekend. Wel is bij grote partijen zoals Google vaak vereist dat er een zakelijk account wordt aangemaakt. Bij kleinere partijen die de gegevens verwerken wordt de verwerkingsovereenkomst in overleg opgesteld en ondertekend.
Wat moet een studievereniging weten over de Wet op de vaste boekenprijs?
In Nederland geldt de Wet op de vaste boekenprijs. Deze wet stelt een minimumprijs op boeken. Dit geldt alleen voor Nederlandse boeken. Verkopers mogen geen lagere prijs vragen dan voorgeschreven is door de uitgever. Voorgeschreven studieboeken vormen hier een uitzondering op.
Een vereniging die boeken inkoopt bij een boekhandel en die met de verkregen korting verkoopt aan de leden moet gemandateerd worden door de onderwijsinstelling. In een mandaat geeft de onderwijsinstelling aan welke boeken voorgeschreven staan voor de betreffende studie en dat deze vereniging die met korting mag inkopen. Zonder mandaat mogen de verenigingen wettelijk gezien niet 10 procent onderwijskorting krijgen. Een onderwijsinstelling geeft daarom een “mandaat” (= de bevoegdheid) aan een studievereniging om die korting te verrekenen.
De boekhandel mag aan studieverenigingen Nederlandstalige studieboeken leveren met een korting van 10 procent, indien het om minimaal 2 exemplaren gaat. De studievereniging moet wel gemandateerd zijn, het moet gaan om voorgeschreven boeken – genoemd in de studiegids of op papier/per e-mail doorgegeven – en de korting moet – met eventuele aftrek van verkoopkosten – doorberekend worden aan de leden. Als er meer dan honderd boeken worden afgenomen, kan de boekenleverancier meer korting geven dan 10 procent.
De vereniging mag alleen korting krijgen en doorgeven op Nederlandstalige studieboeken indien het boek staat voorgeschreven. Nieuw is ook dat de verenigingen een verplichting hebben ten opzichte van deze wet, terwijl in het oude reglement de boekhandel eindverantwoordelijke was. Eventuele boetes worden dus niet meer alleen aan de boekhandel opgelegd, maar kunnen ook ten laste komen van de studievereniging. Dit betekent dat het verstandig is de prijzen die vermeld worden in de offerte van de boekenleverancier te controleren. Vermeld je een te lage prijs? Dan kun je daar een boete voor krijgen.
Boekhandels kunnen studenten ook kortingen aanbieden. Dit mag op voorgeschreven literatuur als er door de student ten minste twee Nederlandstalige titels worden gekocht. De mogelijkheid voor het geven van deze korting betekent dat de studieverenigingen door deze wet meer concurreren met de boekhandels zelf.
Voor meer informatie kun je contact opnemen met de boekenleverancier of het ASVA Rechtsbureau (rechtsbureau@asva.nl)
Moet een studievereniging belasting betalen?
De meeste studieverenigingen betalen geen belasting. Toch zouden een aantal verenigingen het op de grond van de wet wel moeten doen. Hieronder een overzicht van de verschillende soorten belasting die een vereniging mogelijk zou moeten betalen:
- Vennootschapsbelasting: een vereniging streeft in principe niet naar winst. Het stelselmatig behalen van winst wordt door de Belastingdienst echter wel beschouwd als het streven naar winst. In dat geval moet vennootschapsbelasting worden betaald. Je kan worden vrijgesteld van je belastingplicht als je aan de volgende voorwaarden voldoet:
- De vereniging of stichting streeft niet naar het behalen van winst.
- De vereniging of stichting maakt in een jaar minder dan 15.000 euro winst.
- Als er in een jaar meer dan 15.000 euro winst is gemaakt, maar in de voorgaande 4 jaren gezamenlijk minder dan 75.000 is er toch een vrijstelling van toepassing.
- In zeldzame gevallen is het mogelijk om niet te voldoen aan de bovenstaande voorwaarden en toch te kwalificeren. Neem dan contact op met rechtsbureau@asva.nl
- BTW: Belasting Toegevoegde Waarde, ofwel omzetbelasting, moet worden betaald wanneer een vereniging prestaties verricht met het oogmerk hiervoor een vergoeding te krijgen. Er zijn echter wel tal van prestaties die vrijgesteld zijn van de belastingplicht. Deze vrijstellingen zijn van toepassing op veel van de hoofd- en nevenactiviteiten van verenigingen. Alle wetenschappelijke lezingen, symposia en academische excursies/reizen zijn bijvoorbeeld vrijgesteld van de BTW. In sommige gevallen is daarnaast ook een omzet van leveringen dat niet meer bedraagt dan €68.067,- per jaar vrijgesteld van de heffing van omzetbelasting. Wat betreft diensten geldt een vrijstelling van een omzet tot maximaal €22.689,- per jaar. Ook is er soms sprake van een kantineregeling, waarmee voor de omzet van een bar vrijstelling kan worden verkregen.
- Loonbelasting: De meeste studieverenigingen werken alleen met vrijwilligers en zullen daarom niet snel met de loonbelasting in aanraking komen. Als je vrijwilligers toch een vergoeding wilt geven dan kan dat. De vrijwilligersvergoeding mag niet hoger zijn dan 1800 euro per jaar of 180 euro per maand. Daarnaast mag de vergoeding qua hoogte niet in lijken op loon. Als de vergoeding per uur wordt uitgekeerd mag deze voor jongeren <21 jaar niet meer dan 2,75 per uur zijn en voor oudere vrijwilligers niet meer dan 5,- euro per uur. Je hoeft geen uren bij te houden, maar dan moet je wel op een andere manier kunnen aantonen dat het vrijwilligerswerk niet in verhouding stond tot het loon. Houd ook strikt bij wie je een vergoeding hebt gegeven. Onderwijsinstellingen mogen overigens op grond van de wet bestuursbeurzen uitdelen die belastingvrij zijn.
Voor specifieke vragen kun je het beste contact opnemen met de Achterban achterban@asva.nl
Heeft een vereniging verzekeringen nodig?
Verzekeringen kosten vrij veel geld, maar zijn in sommige gevallen zeker aan te raden voor verenigingen. In een geval van aansprakelijkheid of schade kunnen de kosten voor een vereniging namelijk behoorlijk hoog oplopen. Het is mogelijk dat jouw onderwijsinstelling al verzekeringen heeft afgesloten die van kracht zijn wanneer je je in diens gebouwen bevindt. Het is handig als jouw vereniging dat heeft nagevraagd.
Hierbij een overzicht van een aantal verzekeringen die een vereniging mogelijk zou willen afsluiten (een uitgebreidere uitleg vind je hier):
- Aansprakelijkheidsverzekering: verzekert een vereniging tegen door zichzelf veroorzaakte letsel- en zaakschade.
- Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering: verzekert de bestuurders tegen persoonlijke aansprakelijkheid bij onbehoorlijk bestuur of andere fouten.
- Inboedelverzekering: verzekert de inboedel tegen bijvoorbeeld diefstal of brand.
- Bedrijfspolis: bundelt de verzekeringen die de belangrijkste bedrijfsrisico’s dekken.
- Rechtsbijstandverzekering: verzekert voor rechtsbijstand.
De keuze om wel of geen verzekering af te sluiten, hangt van veel factoren af. De grootte van de vereniging heeft bijvoorbeeld invloed op de aansprakelijkheid. Maak deze afweging dus als bestuur. Voor meer informatie en advies: rechtsbureau@asva.nl.
Hoe zit het met de aansprakelijkheid van een vereniging en diens bestuursleden?
Een vereniging kan – als rechtspersoon- bij de verbintenissen die zij aangaat aansprakelijk worden gehouden. Zo moet een vereniging bijvoorbeeld bij schade die zij bij derden veroorzaakt voor de kosten opdraaien.
Een bestuurslid van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is in principe niet hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurders kunnen echter wel op grond van verschillende wettelijke bepalingen persoonlijk worden aangesproken voor handelingen van de rechtspersoon (lees: vereniging) waarvan zij bestuurder zijn. Voor een overzicht van deze uitzonderingen, klik hier voor de webpagina van de Kamer van Koophandel.