Als je een ruimte zoekt voor een activiteit is het handig om eerst te bepalen wat je zoekt in een ruimte: hoeveel mensen verwacht je? Wat voor techniek heb je nodig? Wil je een borrel na afloop? Enz.
Nadat je bepaald hebt wat voor ruimte je zoekt, heb je een heel scala aan opties bij het kiezen van een ruimte. Zo kun je bijvoorbeeld via de UvA of HvA een ruimte proberen te regelen. In de meeste gevallen moet je hiervoor bij het secretariaat van je opleiding zijn; zij kunnen bijvoorbeeld een onderwijsruimte voor je activiteit reserveren. Je kunt ook contact opnemen met de evenementenservices als het om een groter evenement gaat, of facility services. Ook hebben de UvA en HvA een aantal mooie zalen die je kunt proberen te reserveren. Het nadeel van het reserveren van ruimtes bij de UvA en HvA is wel dat ze dit niet altijd zomaar doen voor activiteiten van studieverenigingen. Daarnaast zijn UvA- en HvA-ruimtes niet altijd de meest sfeervolle plekken voor een activiteit als een debat- of filmavond. Voor de UvA kun je gebruik maken van deze link.
Een andere goede optie is CREA, het Cultureel Studentencentrum van de UvA en HvA in hartje Amsterdam (Nieuwe Achtergracht 170, naast het Roeterseilandcomplex). Met een theaterzaal, muziekzaal en groot café biedt CREA uitstekende mogelijkheden om een debat, filmavond of dergelijke activiteit te organiseren. Ook is het een goede locatie voor het organiseren van een borrel voor, tijdens of na de activiteit.
Daarnaast zijn er nog tal van (commerciële) opties in de stad Amsterdam, die vaak een stuk prijziger zijn dan een ruimte in de UvA, HvA, of CREA. Bij deze organisaties kun je wel proberen iets van de prijs af te krijgen, door bijvoorbeeld aan te bieden hun naamsbekendheid te vergroten onder de leden van je vereniging door middel van advertenties op de website, in de ledenmail, etc.
Het kan zo zijn dat je een activiteit gaat organiseren van het soort waarmee je vereniging nog geen ervaring heeft. Zeker als het gaat om een activiteit die groter is qua organisatie en begroting dan de gebruikelijke activiteiten van je vereniging, valt het aan te raden om de hulp in te schakelen van ASVA.
ASVA heeft zowel voor studieverenigingen van de HvA en UvA, als voor studentenverenigingen, als voor bewonerscommissies, een Medewerker Achterban. Deze kun je bereiken door te mailen naar verenigingen@asva.nl.
In een gesprek kunnen jullie samen bepalen wat voor hulp je het beste kan gebruiken. Misschien is één gesprek met wat tips al voldoende, of misschien wil je wat meer structurele hulp. Er zijn binnen ASVA ook mensen die je kunnen helpen met het maken van een organisatieplan, een begroting of het werven van fondsen.
Daarnaast leent ASVA spullen uit aan haar partnerleden die van pas kunnen komen bij de activiteit. Denk hierbij aan een bakfiets, beamer of spiegelreflexcamera. Deze kun je reserveren via studentenbalie@asva.nl.
Er komt veel kijken bij het oprichten of doorstarten van een studievereniging. Gelukkig sta je er niet alleen voor! Neem contact op met onze medewerker Achterban. Deze is te bereiken op verenigingen@asva.nl.
Op basis van een gesprek wordt bekeken wat voor soort hulp je kan gebruiken. Zo kun je al veel hebben aan het witboek voor studieverenigingen dat wordt uitgegeven door ASVA. Wanneer je behoefte hebt aan meer structurele hulp, kunnen mensen uit het netwerk van ASVA je vaak helpen. Wanneer het gaat om het formuleren van de statuten of andere verenigingsdocumenten, kan ASVA’s Rechtsbureau je verder helpen.
Voor specifieke vragen aan onze medewerkers kun je naar hun eigen e-mailadres mailen. Algemene vragen kunnen altijd verenigingen@asva.nl. Als je een service nodig hebt van ASVA, kun je altijd mailen naar diensten@asva.nl.
Wanneer je studie- of studentenvereniging iets wil huren van ASVA, bijvoorbeeld een beamer of bakfiets, kun je het beste even contact opnemen met onze studentenbalie via studentenbalie@asva.nl. Je kan natuurlijk ook whatsappen via 06-39625931.
Het Rechtsbureau is bereikbaar via rechtsbureau@asva.nl.
Er zijn in 2005 een aantal zaken veranderd in de regelgeving over de boekenprijs. Deze veranderingen hebben consequenties voor de wijze waarop studieverenigingen en boekhandels samenwerken.
Een vereniging die boeken inkoopt bij een boekhandel en met de verkregen korting verkoopt aan de leden moet gemandateerd worden door de onderwijsinstelling. Zonder mandaat mogen de verenigingen wettelijk gezien niet 10 procent onderwijskorting krijgen.
De boekhandel mag aan studieverenigingen Nederlandstalige studieboeken leveren met een korting van 10 procent, indien het om minimaal 2 exemplaren gaat. De studievereniging moet wel gemandateerd zijn, het moet gaan om voorgeschreven boeken – genoemd in de studiegids of op papier/per e-mail doorgegeven – en de korting moet – met eventuele aftrek van verkoopkosten – doorberekend worden aan de leden. Als er meer dan honderd boeken worden afgenomen, kan de boekleverancier meer korting geven dan 10 procent.
De vereniging mag alleen korting krijgen en doorgeven op Nederlandstalige studieboeken indien het boek staat voorgeschreven. Nieuw is ook dat de verenigingen een verplichting hebben ten opzichte van deze wet, terwijl in het oude reglement de boekhandel eindverantwoordelijke was. Eventuele boetes worden dus niet meer alleen aan de boekhandel opgelegd, maar kunnen ook ten laste komen van de studievereniging. Dit betekent dat het verstandig is de prijzen die vermeld worden in de offerte van de boekleverancier te controleren. Vermeld je een te lage prijs? Dan kun je een boete met drie nullen krijgen.
Boekenhandels kunnen studenten ook kortingen aanbieden. Dit mag op voorgeschreven literatuur als er door de student ten minste twee Nederlandstalige titels worden gekocht. De mogelijkheid voor het geven van deze korting betekent dat de studieverenigingen door deze wet meer concurrentie hebben gekregen van de boekhandels.
Meer informatie?
Voor meer informatie kun je contact opnemen met het ASVA Rechtsbureau via rechtsbureau@asva.nl.
De meeste studieverenigingen betalen geen belasting. Toch zouden een aantal verenigingen het op de grond van de wet wel moeten doen. Hieronder een overzicht van de verschillende soorten belasting die een vereniging mogelijk zou moeten betalen:
- Vennootschapsbelasting: een vereniging streeft in principe niet naar winst. Het stelselmatig behalen van winst wordt door de Belastingdienst echter wel beschouwd als het streven naar winst. In dat geval moet vennootschapsbelasting worden betaald. Je kan worden vrijgesteld van je belastingplicht als je aan de volgende voorwaarden voldoet:
- Bij de feitelijke activiteiten of bij de aanwending van het vermogen staat de behartiging van een algemeen maatschappelijk, kerkelijk, levensbeschouwelijk, charitatief, cultureel, wetenschappelijk of sociaal belang op de voorgrond.
- De inkomsten worden uitsluitend ten behoeve van een onder 1 genoemd doel aangewend.
- De inkomsten worden hoofdzakelijk verkregen door de inzet van vrijwilligers.
- De activiteiten waarmee de inkomsten worden verkregen vormen geen ernstige verstoring van de concurrentieverhoudingen ten opzichte van ondernemers in de profitsector.
- Het streven naar winst ontbreekt, of is van bijkomstige betekenis.
- De winst bedraagt in het jaar niet meer dan € 7.500, of in het jaar en de daaraan voorafgaande vier jaren tezamen niet meer dan € 37.500.
- De winst is uitsluitend ten behoeve van een hiervoor onder 1 genoemd doel.
- BTW: Belasting Toegevoegde Waarde, ofwel omzetbelasting, moet worden betaald wanneer een vereniging prestaties verricht met het oogmerk hiervoor een vergoeding te krijgen. Er zijn echter wel tal van prestaties die vrijgesteld zijn van de belastingplicht. Deze vrijstellingen zijn van toepassing op veel van de hoofd- en nevenactiviteiten van verenigingen. Daarnaast is ook een omzet van leveringen dat niet meer bedraagt dan €68.067 per jaar vrijgesteld van de heffing van omzetbelasting. Wat betreft diensten geldt een vrijstelling van een omzet tot maximaal €22.689 per jaar. Ook is er sprake van een kantineregeling, waarmee voor de omzet van een bar vrijstelling kan worden verkregen.
- Loonbelasting: studieverenigingen werken gewoonlijk alleen met vrijwilligers, dus hebben niet met loonbelasting te maken. Het is wel belangrijk om te weten dat wanneer aan vrijwilligers een vergoeding wordt gegeven, dit niet meer mag zijn dan €20 per week en €700 per jaar (deze €20 moet ook wekelijks worden betaald, €700 in één keer is niet mogelijk binnen de bepalingen).
Meer informatie over belastingen voor studieverenigingen kun je vinden in het witboek voor studieverenigingen, af te halen bij het kantoor van de ASVA studentenvakbond. Voor specifieke vragen kun je het beste contact opnemen met het Rechtsbureau, rechtsbureau@asva.nl.
Verzekeringen kosten vrij veel geld, maar zijn in sommige gevallen zeker aan te raden voor verenigingen. In een geval van aansprakelijkheid of schade kunnen de kosten voor een vereniging namelijk behoorlijk hoog oplopen. Het is belangrijk om te weten wat voor verzekeringen de UvA al heeft afgesloten voor het gebouw waarin de vereniging zich bevindt, dus zoekt dat altijd eerst uit.
Hierbij een overzicht van een aantal verzekeringen die een vereniging mogelijk zou willen afsluiten:
- Aansprakelijkheidsverzekering: verzekert een vereniging tegen door zich zelf veroorzaakte letsel- en zaakschade.
- Inboedelverzekering: verzekert de inboedel tegen bijvoorbeeld diefstal of brand.
- Bedrijfspolis: bundelt de verzekeringen die de belangrijkste bedrijfsrisico’s dekken.
- Geldverzekering: verzekert tegen het verlies van geld.
- Rechtsbijstandverzekering: verzekert voor rechtsbijstand.
De keuze om wel of geen verzekering af te sluiten, hangt van veel factoren af. Maak deze afweging dus als bestuur.
Een vereniging kan — als rechtspersoon — bij de verbintenissen die zij aangaat aansprakelijk worden gehouden. Zo moet een vereniging bijvoorbeeld bij schade die zij bij derden veroorzaakt voor de kosten opdraaien.
Een bestuurslid van een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid is niet hoofdelijk aansprakelijk. Bestuurders kunnen echter wel op grond van verschillende wettelijke bepalingen persoonlijk worden aangesproken voor handelingen van de rechtspersoon (lees: vereniging) waarvan zij bestuurder zijn. Voor een overzicht van deze uitzonderingen, klik hier voor de webpagina van de Kamer van Koophandel.
Hoe kunnen een vereniging en bestuursleden zich beschermen tegen aansprakelijkheid?
- Een vereniging kan zich beschermen middels een ‘aansprakelijkheidsverzekering’, waarmee doorgaans alle door de verzekerde veroorzaakte letsel- en zaakschade gedekt is.
- Een bestuurslid kan zich beschermen middels een ‘bestuursverzekering’, wat over het algemeen vermogensschade dekt en juridische kosten vergoedt.
Voor specifieke vragen over aansprakelijkheid kan je het beste contact opnemen met het Rechtsbureau, rechtsbureau@asva.nl.
Ondersteuning door de Medewerker Achterban
- De Medewerker Achterban is het contactpersoon van ASVA voor studieverenigingen, studentenverenigingen, en bewonerscommissies. Zij kunnen benaderd worden voor de diensten die hieronder vermeld staan.
- Daarnaast richten zij zich op de verschillende vragen/problemen die studieverenigingen hebben en ondersteunt zij verenigingen waar mogelijk. Als jij een geschil hebt met bijv. je faculteit/subsidieverstrekker en je wilt niet je relatie op het spel zetten, kan je ook ASVA inzetten.
Studieverenigingenoverleg (SVO)
- Vergaderingen waarbij verschillende thema’s relevant voor studieverenigingen aan bod komen. Wij horen waar jij mee bezig bent of tegenaan loopt, jij hoort waar wij mee bezig zijn.
- Goede gelegenheid om andere studieverenigingen te leren kennen, bij het eten vooraf en de borrel achteraf.
- We organiseren studieverenigingenoverleggen voor de UvA en voor de HvA.
- Voor cursussen en trainingen voor zowel het bestuur als de leden van je vereniging kun je terecht bij ASVA. Wij linken jou/je vereniging aan iemand uit ons netwerk met de expertise die jij nodig hebt.
- Neem contact op met ASVA Academy via academy@asva.nl.
Voor juridische vragen kunnen studieverenigingen terecht bij het rechtsbureau van ASVA, rechtsbureau@asva.nl. Meer informatie is hier te vinden.
Marjan Kuijper is al sinds jaar en dag de coördinator op het gebied van bestuursbeurzen. Je kunt haar bereiken via 020 – 525 2149 of door een mailtje te sturen naar bestuursbeurs-sts@uva.nl. Kijk altijd eerst even naar de goeie website student.uva.nl/bestuursbeurs!
Er is zeker niet één weg naar succesvol alumnibeleid, maar hier in ieder geval een aantal tips:
Onderzoek: welk werk is in het verleden al verricht? En wat gebeurt er op dit moment op het gebied van alumni en door wie?
Bedenk wat je wilt: een eigen alumnivereniging, activiteiten met alumni vanuit de studievereniging, structurele of ad hoc samenwerking met de opleiding?
Contact opzoeken met belanghebbenden: opleiding organiseert alumnibeleid door middel van alumnikringen. Overleg met de opleiding over een eventuele samenwerking. Niet alleen kunnen ze je voorzien van de benodigde contactgegevens, ook kunnen ze bijvoorbeeld subsidie verstrekken voor een alumniactiviteit.
- Zoek contact op met oud-studenten die je al kent (bijv. oud-bestuursleden), misschien kan hun netwerk je op weg helpen.
- Maak een Facebook- en Linkedinpagina aan, zo zullen oud-leden die moeilijk te vinden zijn je vereniging zelf vinden.
- Richt je eigen ledenbestand zo in, dat je weet wanneer je leden alumni worden. Alumnibeleid starten vergt een lange adem. Als je nu je ledenbestand aanpast, pluk je er over vier jaar de vruchten van.
- Benader studenten actief voor je alumni-activiteiten wanneer ze net afgestudeerd zijn.
- Begin ergens! Zelfs als je nog weinig alumni hebt als potentiële bezoekers voor je activiteit, iets is beter dan niets. De contacten en ervaring die je opdoet, zullen je helpen om je activiteiten te verbeteren en je netwerk te vergroten.
Bekijk hier wat de voordelen zijn van het partnerschap!
Helaas kunnen we slechts zeer beknopt ingaan op mogelijke fondsen en sponsoren omdat deze materie op zich al een heel boekwerk zou vergen om uit te spitten. De UvA kent twee fondsen die heel belangrijk zijn voor studieverenigingen: het AUV en Stichting Toekenningen.
Het AUV is het fonds van de Algemene Universiteits Vereniging en wordt beheerd (en gevuld) door alumni van de UvA uit het bedrijfsleven. Dit fonds subsidieert vooral veel studiereizen en relevante activiteiten waarvoor veel geld nodig is zoals congressen en dergelijke.
Stichting Toekenningen bestaat uit drie studenten die geld beheren dat uit giften aan de UvA wordt gegenereerd. Zij kunnen geen hele grote bedragen schenken, maar zullen haast altijd een goed gefundeerde en inhoudelijk interessante activiteit steunen.
Bij beide fondsen en bij alle andere fondsen is het, zoals gezegd, heel belangrijk om de vakinhoudelijke relevantie van je activiteit aan te geven. Daarbij geldt voor Stichting Toekenningen gezelligheid voor alle studenten meer als argument dan voor het AUV-fonds waar ze meer vallen voor een vlammend betoog over het belang van de activiteit voor de opleiding van de studenten. Voor elke aanvraag geldt dat deze zonder doorzichtige en gegronde begroting niet in behandeling wordt genomen, dus zorg dat dit in orde is. Daarnaast kan ook een comité van aanbeveling de aanvraag van de subsidie vergemakkelijken. Het AUV hanteert strenge deadlines voor het aanvragen van de subsidie, houdt hier rekening mee.
Er zijn echter nog veel meer fondsen. Deze kun je vinden in het fondsenboek, wat te leen is bij onze balie. Neem hiervoor contact op met studentenbalie@asva.nl.
Meer informatie vind je op:
www.stuc.uva.nl/toekenningen (stichting toekenningen) of
www.alumni.uva.nl/faciliteiten en dan kiezen: AUV-fonds.
Behalve deze twee fondsen zijn er uiteraard nog een heleboel organisaties die subsidies verstrekken, dit kan algemeen van aard zijn of specifiek op jou studie gericht. ASVA heeft een fondsenboek tot haar beschikking, waar bestuursleden te allen tijde in kunnen kijken. Vraag hiernaar bij onze studentenbalie via studentenbalie@asva.nl.
Het is niet meer wettelijk verplicht dat er bij activiteiten die studieverenigingen organiseren bedrijfshulpverleners (BHV’ers) aanwezig zijn.
Algemeen geldt dat er één BHV’er aanwezig moet zijn op 50 mensen. Bij activiteiten binnen de UvA is dit over het algemeen geen probleem. Binnen de UvA-gebouwen zijn er (overdag) genoeg werknemers met een diploma Bedrijfshulpverlening. Informeer wel altijd bij de gebouwbeheerder of dit ook daadwerkelijk zo is!
Bij bijvoorbeeld feesten in een Amsterdamse club dient de studievereniging te informeren bij de eigenaar of er op de avond genoeg BHV’ers zullen rondlopen. Dit zal meestal het geval zijn. Het is echter bekend dat de meeste verhuurders van groepsaccommodaties niet in het bezit zijn van een BHV-diploma. Het is vaak verstandig om zo’n persoon ter plaatse te hebben. Vraag er daarom ook naar bij de accommodatie.
- Facilitair Centrum: 020-525 3232
- Studentenzaken Maagdenhuis: hangt af van je specifieke vraag, neem contact op met de studieverenigingencoördinator
- ASVA: Coördinator Studieverenigingen HvA & HvA; 020-525 2926
- Centrale Studentenraad: csr@studentenraad.nl, 020-525 3726
- Bestuursbeurzen: Marjan Kuiper: J.M.Kuiper@uva.nl, 020-525 2149