Een studievereniging opzetten kost wat tijd en moeite, maar het is een erg leerzaam proces. Daarnaast heeft een vereniging met volledige rechtsbevoegdheid best wat voordelen, waaronder aansprakelijkheid: een vereniging is als rechtspersoon verantwoordelijk bij bijvoorbeeld faillissement, in plaats van de bestuurders (hier zijn wel uitzonderingen op). Ook is het meestal zo dat je een officiële erkende vereniging moet zijn om in aanmerking te komen voor subsidies en bestuursbeurzen.
Bij een vereniging zijn de bijbehorende leden belangrijk, zij bepalen namelijk op de algemene ledenvergaderingen (ALV’s) wat er met de vereniging moet gebeuren. Een bestuur faciliteert dit en zorgt daarnaast dat de vereniging draaiende blijft. In principe is een vereniging bedoeld om een maatschappelijk belang te vertegenwoordigen. In het geval van een studievereniging komt dat er meestal op neer dat studenten van een bepaalde studierichting een plek hebben waar ze terecht kunnen en medestudenten kunnen ontmoeten. Overigens is het een goed idee om stil te staan bij wat je precies wilt bereiken wanneer je een vereniging opricht. Vaak hebben onderwijsinstellingen wel een vereiste aan studiegerelateerde activiteiten wanneer je in aanmerking wilt komen voor subsidie, maar daarnaast valt er veel zelf in te vullen. Willen jullie bijvoorbeeld mooie lezingen organiseren, of regelmatige borrels, of meerdere studiereizen? En hoe zichtbaar willen jullie zijn op social media? Willen jullie actief op zoek naar sponsors? Dat zijn allerlei onderwerpen waar je als oprichters en bestuur keuzes in kan maken. Het is aan te raden om daar een plan bij te maken voordat je begint met het oprichten van de vereniging.
Stappenplan
1. Beleidsplan & Begroting
Voor het oprichten van een vereniging is tussen de 500 en 750 euro nodig, afhankelijk van de hoogte van de notariskosten. Het is daarom handig om van tevoren te bedenken hoe je het proces gaat financieren. Stichting Toekenningen is een organisatie verbonden aan de UvA die ook oprichtingskosten vergoedt, mits jullie aan de criteria voldoen. De HvA vergoedt zelf ook oprichtingskosten, zie hier de voorwaarden. Verder schrijf je een beleidsplan (met eventueel een jaaragenda) en maak je een begroting.
2. Notaris
Vervolgens moet er een notaris gezocht worden. Deze kan via-via gevonden, via internet, of misschien wel via je onderwijsinstelling. Wanneer jullie verbonden zijn aan de HvA regelen zij bijvoorbeeld een notaris voor jullie. Een notaris zal statuten en een notariële akte opstellen, waarmee jullie je kunnen inschrijven bij de KvK. Let op: zowel de UvA als de HvA hebben als eis dat het bestuur van een vereniging uit minimaal drie leden moet voldoen: een voorzitter, secretaris en penningmeester. Dit moet in de statuten staan.
3. Inschrijven Kamer van Koophandel
Vervolgens kan de vereniging met behulp van de statuten ingeschreven worden bij de KvK. Hiermee zijn jullie officieel een rechtsbevoegde vereniging!
4. Openen van een bankrekening
Met de inschrijving bij de KvK kan er een zakelijke bankrekening geopend worden. Een bankrekening is nodig om inkomsten (zoals ledencontributie) en uitgaven bij te houden.
5. Erkennen van de studievereniging
Nu kan de vereniging erkend worden door de universiteit of hogeschool waaraan de vereniging en bijbehorende opleiding verbonden is. Hierbij is er vaak een minimum vereiste aan leden nodig. Ook is het vaak een vereiste dat leden contributiegeld betalen. Informeer bij jouw onderwijsinstelling wat de precieze regels zijn.
Hulp nodig?
Bovenstaande klinkt als een hoop geregel, maar je staat er niet alleen voor! Bij vragen en/of problemen kun je terecht bij ASVA. Daarvoor kun je mailen naar verenigingen@asva.nl.