SOCO evaluatie

EVALUATIE SOLLICITATIECOMMISSIE ASVA


Geachte leden der ALV,


Voor jullie ligt de evaluatie van de sollicitatiecommissie (SoCo) 20|21. In dit stuk reflecteren we
op de voorbereidingen van de commissie, de voorbereiding van de sollicitatieprocedure en de
sollicitatieprocedure zelf.
(Een deel van) de SoCo zal uiteraard aanwezig zijn om de voordracht toe te lichten en
eventuele vragen te beantwoorden. Voor vragen die we vooraf al kunnen beantwoorden, is de
SoCo te bereiken via soco@asva.nl.


Met vriendelijke groet,
ASVA sollicitatiecommissie 2020
Elijah Alvares, Wietske Dotinga, Lisa van Klinke, Ama Boahene, Ashley van Olphen, Juliet
Hondtong en Stijn Hermes.

Voorbereiding commissie


Samenstelling commissie
Voorafgaand aan de opstelling van de sollicitatiecommissie (SoCo) is er tussen de twee
verantwoordelijke bestuursleden afgesproken dat de SoCo moest bestaan uit een leden met
verschillende achtergronden. Om dit doel te behalen is ervoor gekozen om de SoCo een meer
extern gerichte invulling te geven. Achteraf gezien kunnen we beoordelen dat dit goed gelukt is,
maar verbetering is altijd mogelijk.
De SoCo bestond uit drie externe leden en vier interne leden. Onder de externe leden zijn er
twee HvA-studenten, Elijah Alvares en Lisa van Klinken, en één UU-student, Ama Boahene.
Alle drie de externe leden hadden op verschillende manieren andere achtergronden betreffende
voorheen afgeronde studentenparticipatie, opleidingsrichting en perspectieven. Niet alle
externe-leden hadden ervaring met sollicitaties afnemen, maar door rekening te houden met
iedereens capaciteiten is dit naar eigen inzicht alsnog uitstekend verlopen. De interne-leden
bestonden uit één medewerker, Ashley van Olphen, één oud-bestuurslid tevens oud-SoCo-lid,
Wietske Dotinga, en de twee huidige bestuursleden, Juliet Hondtong en Stijn Hermes.
Net als vorig jaar heeft de SoCo dit jaar bestaan uit zeven leden. Uit de evaluatie van de SoCo
19|20 was terug te lezen dat zevendelige SoCo “zeer goed bevallen” was. Er kon een duidelijke
taakverdeling gemaakt worden en was geen angst dat er te weinig leden waren voor de
gesprekken of dat het plannen van een vergadering lastig is door de vele agenda’s.
Ama Boahene heeft voor het eerste deel de functie van voorzitter op zich genomen wat
vervolgens overgenomen werd door Wietske Dotinga. De reden voor deze overdracht was door

drukte vanuit Ama’s overige bezigheden. Wietske heeft vervolgens aangeboden om deze rol
verder op te pakken, met de bestuurlijke kennis als oud-vicevoorzitter en oud-socolid hadden wij
als SoCo hier allemaal vertrouwen in.
Er is net als voorgaand jaar vastgehouden aan twee bestuursleden in de sollicitatiecommissie,
vanwege de mogelijkheid tot het delen van de taken (minder druk per persoon) en het kunnen
overleggen over vertrouwelijke zaken met een collega-bestuurslid.
Overdracht SoCo 19|20 op 20|21
SoCo 18|19 & 19|20 hebben gebruik gemaakt van Google Drive waarin verschillende
documenten, zoals agenda’s, programma’s en opmerkingen over sollicitanten, opgeslagen
werden. In 20|21 is hier wederom gebruik van gemaakt. Het gebruik van de Google Drive is
goed bevallen. Ondanks dat alle persoonlijke informatie was verwijderd uit de SoCo 18|19 en
19|20 map, is de resterende informatie als nuttig ervaren. Na instemming van het ASVA Bestuur
21|22 zijn alle persoonlijke bestanden permanent verwijderd uit de Google Drive, Gmail Inbox
en WhatApp-Groep(en) van de SoCo 20|21. Dit verwijderingsproces heeft handmatig
plaatsgevonden om zoveel mogelijk, niet persoonlijke, informatie behouden te blijven, zodoende
kan er in latere jaren meer op deze informatie worden voortgebouwd.
De SoCo 20|21 heeft geen overdrachtsvergadering gehouden met de voltallige SoCo 19|20.
Wel is er tussen de voorzitters en de verantwoordelijke bestuursleden een meeting geweest om
de nodige organisatorische vragen te kunnen bewaren. Ook is er geen overdrachtsvergadering
geweest omdat we al twee oud SoCo-leden hadden uit 19|20 binnen de SoCo 20|12. De
continuïteit werd op deze manier goed gewaarborgd.
Training en teambuilding
Normaliter gesproken wordt er in dit hoofdstuk besproken welke activiteiten de SoCo heeft
ondernomen om te zorgen voor meer samenwerking en teambuilding bovenop enkele
trainingen om het afnemen van sollicitaties te verbeteren. Dit jaar zijn er wel twee trainingen
gevolgd. Deze hebben beide online plaatsgevonden. De eerste training was een training
gesprekstechnieken van de LSVb. De tweede training was een Diversiteitstraining van de
organisatie ECHO door Josefien van Marlen. Deze training is samen met de zoekcommissie
(ZoekCo) gedaan om een heldere lijn te trekken voor de werving.
De training van de LSVb werd door de SoCo als minder nuttig ervaren omdat de training online
was en aan heel veel mensen tegelijk werd gegeven. Hierdoor was er geen ruimte voor veel
persoonlijke aandacht en was de theorie algemeen en niet gefocust op onze eigen wensen als
SoCo. De training bevatte nuttige basisinformatie, maar het is wellicht een idee om voor
aankomend jaar op zoek te gaan naar een training die beter aansluit op de wensen van de
SoCo van ASVA.
De training van ECHO is wel als zeer prettig ervaren. De groep was hier kleiner en er was ook
meer tijd voor interactieve opdrachten. Het is aan te raden om deze training aankomend jaar
wederom te volgen.

Er heeft geen echte teambuilding plaatsgevonden, mede door de corona maatregelen. We
hebben hier geen direct merkbare problemen van ondervonden tijdens het proces, maar we
denken wel dat het goed zou zijn voor de interne binding van de SoCo om hier aankomend jaar
wel aandacht aan te besteden.
Voorbereiding sollicitatieprocedure
Planning en vergaderingen
De SoCo 20|21 is zeer bijtijds samengesteld. Aan de ene kant was het rustgevend om de
commissie al vroeg bij elkaar te hebben, maar aan de andere kant was het ook een grove twee
maanden windstil voor de commissie, wat niet direct bevorderlijk is voor de binding binnen de
commissie aangezien er vrij lang geen tot nauwelijks contact was. Wel gaf deze vroege
samenstelling ruimte voor de wisseling van één SoCo lid zonder dat de commissie hier
organisatorisch hinder van ondervond.
Er hebben meerdere vergaderingen plaatsgevonden waarin onder andere de procedure werd
doorgesproken, data en deadlines werden vastgesteld, de functieprofielen werden aangepast,
de sollicitanten besproken en de teamdag werd georganiseerd. Door de beperkende corona
maatregelen hebben deze vergaderingen volledig online plaatsgevonden. Ondanks dat het al
twee jaar op rij bewezen is dat het mogelijk is om de sollicitatieprocedure middels online
vergaderingen voor te bereiden, zijn wij van mening dat het bevorderlijk zou zijn voor de SoCo
om elkaar in het echt te ontmoeten en zo ook op een wat meer informele manier kennis te
maken. Tijdens deze vergaderingen zijn ook de taken binnen de SoCo verdeeld. De taken zijn
naar onze mening evenredig verdeeld en ieder SoCo lid heeft zich goed gehouden aan
afspraken en deadlines waardoor de voortgang van de voorbereidingen en de procedure goed
verliep.
Door de planning van de ALV waarop het kandidaatsbestuur zou moeten worden voorgesteld,
waren er aanvankelijk wat zorgen over de planning. Mede door goed overleg met de ZoekCo en
het helder communiceren en aangeven van deadlines in de agenda is alles omtrent planning
uiteindelijk goedgekomen.
De planning van de sollicitatiegesprekken is verlopen via een Google Sheets. Hierin werden per
sollicitant drie opties aangegeven en konden SoCo-leden hun beschikbaarheid per sollicitant
aangeven. De gesprekken zijn redelijk gelijk verdeeld over alle SoCo-leden en hebben
uiteindelijk ruim binnen twee weken plaatsgevonden. Er zijn een aantal sollicitatiegesprekken in
het weekend geweest. Hoewel het in sommige gevallen niet anders kan, is het aan te raden om
zoveel mogelijk gesprekken doordeweeks te plannen in verbinding met de vrije tijd van de SoCo
leden. De gesprekken werden ruim voor de teamdag van 22 mei 2021 afgerond.

Communicatie met de ZoekCo
Naar het advies van de SoCo van 19|20 is er na de instemming van de SoCo en ZoekCo is er
een algemene kennismaking gepland en heeft het contact niet slechts via de voorzitters
verlopen. Tijdens dit kennismakingsgesprek zijn er ook duidelijke deadlines voorgelegd over het
sluiten van de sollicitatiedeadlines. Nadat de commissies de diversiteitstraining hadden gehad is
er ook een moment gepland om nog een keer met elkaar te vergaderen om eventuele
problemen op te lossen en de nodige vragen aan elkaar te stellen.
Het contact met de ZoekCo is goed verlopen en door de grote afhankelijkheid die de twee
commissies van elkaar hebben, is het aan te raden om aankomend jaar wederom een aantal
momenten tussen de ZoekCo en de SoCo te plannen.
Functiebeschrijving
Bij de evaluatie van de SoCo 20|21 kwam naar voren dat bij vele sollicitanten niet altijd duidelijk
was dat bijvoorbeeld een voorzitter bij grote voorkeur fulltime is en dat parttime besturen wel
mogelijk is onder een minimale tijdsbesteden van 24 uur per week. In de communicatie naar de
sollicitanten is dit niet vroeg genoeg verhelderd en was het ook niet concreet vastgesteld in de
functieprofielen. De SoCo 20|21 raadt de SoCo (en ook de ZoekCo) 21|22 daarom ook dringend
aan om in de communicatie over een bestuursjaar bij ASVA duidelijk te maken dat ondanks dat
de mogelijkheid van parttime besturen bestaat, er een sterke voorkeur ligt bij fulltime besturen.
De functiebeschrijvingen zijn in 20|21 met kleine aanpassingen door de ALV vastgesteld. De
SoCo 20|21 denkt dat deze functiebeschrijvingen ook aankomend jaar gelden, maar het is aan
de volgende SoCo om hier hun eigen mening over te vormen.
Sollicitatieprocedure
Het verloop van de sollicitatieprocedure is reeds toegelicht in een vorige ALV. Samengevat
bevatte de procedure de volgende onderdelen: een brievenronde, een gespreksronde en de
teamdag.
Verloop procedure
Net zoals afgelopen jaren zijn de sollicitanten gevraagd om een motivatie en CV in te sturen.
Een motivatie kon dit jaar zowel uit een brief als uit een korte video bestaan. Hoewel de meeste
sollicitanten een brief hebben gestuurd is er ook gebruik gemaakt van de video optie. We raden
de SoCo 21|22 dan ook aan om deze optie te behouden. De eerste sollicitatiedeadline lag op
zondag 28 maart. Om nog meer mensen de kans te geven om te solliciteren is toen besloten
om de deadline met twee weken uit te stellen, naar zondag 11 april. Er waren op dat moment
genoeg sollicitanten om de procedure te beginnen.
Alle sollicitatiegesprekken hebben digitaal plaatsgevonden en duurden een uur tot anderhalf
uur. Er zaten drie SoCo-leden bij ieder gesprek (één gespreksleider, één persoon met

aanvullende vragen en één notulist).
De teamdag vond fysiek plaats op zaterdag 22 mei. Iedere aanwezige heeft van tevoren een
zelftest gedaan en iedereen testte negatief. Eén SoCo-lid kon niet aanwezig zijn bij de teamdag.
Door verschillende redenen hebben verscheidene sollicitanten zich teruggetrokken uit de
sollicitatieprocedure en heeft de teamdag met een kleinere groep sollicitanten plaatsgevonden.
Voor de teamdag werd er aan de sollicitanten gevraagd om bij iedere bestuursfunctie aan te
geven waarom men deze wel of niet zou willen bekleden. De dag zelf is voorspoedig, spannend
en gezellig verlopen. Bij het evaluatiegesprek aan het eind van de dag is aan de kandidaten
gevraagd te reflecteren op de functie-indeling binnen het aankomende bestuur. Na de teamdag
heeft de SoCo vergaderd over de invulling van de posities binnen het bestuur en is het
uiteindelijk eens geworden over de verdeling. Een groot deel van de sollicitanten heeft op een
parttime functie gesolliciteerd. Dit vermoeilijkte de verdeling van de posities enigszins.
Alle sollicitanten zijn een dag na de teamdag door de SoCo gebeld met het nieuws of ze in het
bestuur kwamen. Alle positief benaderde sollicitanten hebben 24 uur de tijd gekregen om na te
denken over het definitief accepteren van de voorgestelde positie. Geen van de kandidaten
heeft binnen deze 24 uur van het aanbod afgezien.
Er was tijdens de sollicitatieprocedure veel animo voor de functie voorzitter, maar na
doorvragen bleek vaak dat de sollicitanten enthousiast waren over de taken van de
vicevoorzitter, maar dachten dat dit bij de functie voorzitter zou horen. De taakverdeling van
voorzitter en vicevoorzitter is bij ASVA inderdaad anders ingericht dan bij veel andere
verenigingen. Het is dit jaar gebleken dat er eerder in het sollicitatieproces aandacht
geschonken moet worden aan deze afwijking en dat er wellicht ook een taak ligt voor de
ZoekCo om hier bij potentiële sollicitanten al duidelijkheid in te scheppen.
Bijzonderheden
Na het aflopen van de 24-uurs termijn heeft de na de teamdag verkozen vicevoorzitter laten
weten dat diegene toch geen vicevoorzitter wilde worden. Ondanks grote verbazing was er
geen andere optie dan de keuze van deze persoon accepteren en op zoek te gaan naar een
nieuwe vicevoorzitter. Dit heeft ingehouden dat zowel de ZoekCo als de SoCo weer aan de slag
moesten. Er is besloten om de nieuwe ronde sollicitanten een CV en motivatie te laten sturen
en uit te nodigen voor een sollicitatiegesprek. Het was niet mogelijk om een nieuwe teamdag te
organiseren. Aangezien veel SoCo leden minder tijd hadden in begin juni, hebben de
sollicitatiegesprekken met de nieuwe kandidaten met minder SoCo-leden plaatsgevonden. Wel
heeft iedereen van de SoCo de notulen van deze gesprekken doorgelezen en op basis van
deze notulen en een eventueel mondeling verslag van het gesprek van de SoCo-leden die wel
aanwezig waren is er een keuze gemaakt.

Conclusie

Over het algemeen zijn we tevreden over het verloop van het sollicitatieproces van het
afgelopen jaar. De commissie was divers, de planning goed en het contact zowel intern als met
de ZoekCo liep voorspoedig. Wat er echter tekenend was dit jaar was het afhaken van
sollicitanten. Het is belangrijk om volgend jaar een manier te bedenken dat sollicitanten op de
hoogte zijn van een bepaalde ‘ernst’ die verbonden is aan het solliciteren voor een bestuursjaar
bij ASVA. Deze houding was afwezig bij een aantal sollicitanten en dit heeft het sollicitatieproces
op bepaalde vlakken erg vermoeilijkt en is ook nadelig voor de keuze die de SoCo heeft.